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Trucs et Astuces

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Organisez-vous!

50 trucs et astuces pour gagner du temps

Attention, cette liste n’a pas vocation à être prise au pied de la lettre. Il y a là certainement des choses que vous faites déjà et qui vous semblent évidentes, d’autres vous paraîtront absurdes ou inapplicables – c’est normal !

Si vous décidez de tester certaines de ces astuces, prenez votre temps – il faut  entre 3 et 4 semaines de pratique quotidienne pour transformer un geste conscient en automatisme.

1.    Consultez votre agenda la veille au soir ( pour prévoir une tenue adaptée) et le matin même afin de ne rien oublier.

2.    Classez toutes les semaines au minimum vos tickets de caisse / facturettes de carte bancaire dans une enveloppe mensuelle pour saisie ou pointage de vos relevés de compte (cela vous permettra aussi de retrouver facilement le ticket de caisse d'un achat à rendre)

3.    Tenez une liste à jour des objets prêtés ou empruntés avec le nom du prêteur / emprunteur, la date du prêt et celle du retour - cela vous permettra de savoir qui appeler dans 6 mois pour récupérer ce livre passionnant

4.    Rédigez des modes d'emploi pour les activités complexes que vous effectuez rarement (déclaration impôts, URSSAF..)

5.    Constituez des listes de référence pour les cadeaux à faire, les livres à lire, les départs en voyage.

6.    Pour payer vos factures à l'heure, préparez immédiatement l'enveloppe timbrée avec le talon et le règlement et si vous ne le postez pas tout de suite,  inscrivez à poster dans votre agenda 4 jours avant la date limite de paiement .

7.    Utilisez un agenda unique  professionnel et personnel - qu'il soit papier ou électronique.

8.    Choisissez de préférence un agenda type organiseur ( Filofax ® ou Palm®) qui vous permette d'avoir en un seul lieu vos rendez-vous, carnet d'adresses, liste de tâches et notes.

9.    Lorsque vous notez un rendez-vous, mentionnez systématiquement le téléphone et l'adresse le cas échéant - cela vous évitera de chercher au dernier moment et vous permettra de prévenir en cas de retard.

10.    Si vous utilisez un agenda papier, écrivez au crayon à papier afin de pouvoir modifier sans raturer

11.    Si il y a une poubelle à proximité de votre boîte aux lettres, ouvrez votre courrier à cet endroit et jetez immédiatement ce qui n'a pas d'intérêt.

12.    Utilisez un trieur pour tous les papiers entrants - ventilez les par rubriques (traiter, payer, donner ou en discuter avec X, classer, répondre par mail / tel / lettre, en cours…)

13.    Faites des menus pour la semaine et affichez-les sur la porte du frigo - soit avant de faire vos courses - soit en en revenant, pour couper court aux "qu'est-ce qu'on mange ce soir.?" – n’hésitez pas à consulter enfants et conjoint de temps en temps sur ce sujet.

14.    Préparez les légumes dès le retour du marché pour faciliter la réalisation des repas et supprimer la fonction « pourrissoir » de votre frigo.

15.    Gardez une liste de courses standard en évidence sur le frigo, cochez-y ce qui manque et complétez-là en fonction de vos menus avant de partir faire vos courses.

16.    Soyez multitâches - Empruntez des livres enregistrés sur CD ou K7 à votre bibliothèque - cela  vous permettra de découvrir une œuvre que vous n'auriez pas eu le temps de lire tout en repassant ou conduisant.

17.    Rangez le document le plus récent sur le dessus de chaque dossier.

18.    Ayez toujours une grande poubelle à portée de main quand vous êtes assis(e) à votre bureau pour jeter tous les papiers inutiles.

19.    Organisez de façon similaire vos dossiers papiers et informatique - vous n'aurez qu'une seule logique de classement à mémoriser.

20.    Affichez les services / responsabilités de chaque enfant pour la semaine - cela coupera court à toute contestation.

21.    Faites un planning mensuel des tâches familiales - qui tourne en fonction des semaines - n'oubliez pas de vous inscrire (ainsi que votre conjoint!) cela permettra aux enfants de relativiser la quantité de services demandés.

22.    Chronométrez vos tâches habituelles (laver le sol de la cuisine, passer l’aspirateur dans le salon…) - savoir qu'une tâche ne représente que 5 minutes évite de la repousser.

23.    Grouper vos activités - Rassemblez les coups de téléphone à passer, les mails ou courrier à traiter, les questions concernant un même dossier ou un même interlocuteur. Vous serez plus productive.

24.    Fixez le temps que vous allez passer sur une tâche avant de la commencer et tâchez de le respecter (cela est aussi valable pour ne pas passer tout l'après-midi à papoter autour d'un café)

25.    Confirmez vos rendez-vous la veille par téléphone, cela vous évitera de vous déplacer pour rien -si votre interlocuteur vous avait oublié.

26.    Grouper vos activités par jour (courses le lundi, traitement du courrier le mardi, activités enfants le mercredi, vos hobbies le jeudi…..)

27.    Connaissez votre rythme biologique et planifiez les tâches les plus difficiles au moment où vous êtes le plus en forme.

28.    Prenez vos rendez-vous en intégrant les temps de transport.

29.    Préparez les vêtements des enfants (et les vôtres) la veille au soir - cela limitera la bousculade du matin

30.    Consacrez un endroit de votre maison « piste de décollage » (près de la porte d’entrée de préférence) – Placez-y la veille au soir tout ce que vous devrez emporter le lendemain matin (lettres à poster, cartables, liste de courses…)

31.    Ayez toujours des étiquettes adresses (données par beaucoup d’œuvres faisant appel à votre générosité) dans votre portefeuille – Vous donnerez rapidement votre adresse.

32.    Donnez ou jetez les logiciels obsolètes (qui ne fonctionnent plus sur le nouvel ordinateur) ou dont vous ne vous servez plus.

33.    Rangez ensemble ce qui s'utilise ensemble (enveloppes timbres et stylo, matériel de pâtisserie, hobbies…)

34.    Placer votre téléphone à gauche si vous êtes droitier, de manière à pouvoir écrire facilement

35.    Faites inscrire votre numéro en Liste Orange par France Telecom pour limiter le nombre d'appels téléphoniques commerciaux.

36.    Donnez à chaque membre de la famille une corbeille à son nom pour y déposer le linge propre à ranger – charge à lui de la rapporter ensuite.

37.    Prenez du temps pour vous - surtout si vous avez l'impression d'être débordé(e) - Vous avez besoin de vous ressourcer en faisant une activité qui vous plait vraiment au moins deux fois par semaine - cela peut être un cours de gym, une visite culturelle ou tout simplement prendre un bain moussant avec un porto et un livre à 2h00 de l'après-midi.

38.    Créez un "classeur de maison" qui sera votre "Bible" au quotidien - mettez-y tous les numéros d'urgences, les plannings des enfants, toutes les listes que vous égareriez autrement,  les horaires de bus…

39.    Si une chose prend de 2 à 5 minutes, faites-là tout de suite (répondre à une invitation, envoyer un chèque, signer un carnet)

40.    Soyez conscients que la plupart des disputes familiales ont lieu dans la demi-heure qui précède les repas. Evitez les sujets conflictuels à ce moment là (Envoyez les enfants ranger leur chambre après le dîner plutôt qu'avant)

41.    N'oubliez pas de remercier, voire féliciter vos enfants quand ils font quelque chose qui vous facilite la vie - même si cela vous paraît être le minimum… On obtient plus à long terme en encourageant qu'en rabrouant.

42.    Même si vous leur avez déjà dit 36 millions de fois de faire ceci ou cela…, souvenez-vous qu'il faut répéter consciemment un acte tous les jours pendant un mois, avant que cela devienne une habitude…

43.    Lorsque vous achetez un objet, pensez qu'il a 3 coûts: le prix que vous payez dans le magasin, le coût d'entretien (pressing obligatoire pour la jolie robe en soie jaune) et le coût de stockage (la méga maison de poupée à 3 étages)

44.    On n'organise pas le désordre, on s'en débarrasse - il faut commencer par éliminer le superflu avant de pouvoir organiser vraiment ce qui reste

45.    Si votre maison/ votre bureau est en désordre, soyez réaliste, cela n'est pas arrivé du jour au lendemain et ce n'est pas en 24h00 que tout va être au cordeau. Consacrez votre énergie à une seule pièce à la fois chaque semaine - Passez chaque jour 15 minutes à ranger ( trier, jeter, donner) un tiroir, un dessus de commode ou une pile et vous verrez une différence à la fin de la semaine

46.    Si vous inscrivez dans votre agenda les tâches que vous avez à faire, vous avez 75% de chances en plus de les réaliser que si vous les avez simplement inscrite sur votre liste "à faire".

47.    Perfectionnisme et Dispersion sont les deux premières causes d'inefficacité - N'oubliez pas que le mieux est l'ennemi du bien.

48.    Vous avez le droit - et même le devoir de dire non - si ce que vous acceptez de faire en plus remet en cause la réalisation de vos engagements antérieurs.

49.    Ayez toujours en stock quelques cadeaux pour faire face aux invitations des enfants

50.    Quand vous quittez une pièce, souvenez-vous de ce que vous disait votre mère : « Ne pars pas les mains vides ! »


….et pour conclure : Ne soyez pas l’Organisateur Personnel de toute la famille !

 



 

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mis à jour dernièrement le : 17-Jul-2010

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